不要先把询价表做成采购档案。先问哪条信息会改变销售的第一次答复：联系渠道、产品或服务主题、可选的简短需求描述。型号、数量、交付地点或图纸可在确需选型或报价时再收集。字段建议需由实际负责团队确认，不能套用成各行业统一规则。
1. 第一轮表单只收能开始答复的信息
一个可讨论的首轮字段清单包括：称呼、邮箱或其他愿意使用的联系方法、感兴趣的产品类别、简短说明。允许访客选择“型号还未确定”“数量待确认”或先问一般问题。联系按钮附近说明谁会处理以及后续可能需要什么资料。
这项判断与产品页规格整理相连：先看规格表中已经确认的产品字段，再决定哪些值得成为必填项。若访客需要浏览行业方案而非提交询价，也可先查看行业页面目录。
2. 询问字段随答复阶段增加
- 了解阶段：通常先确认想看哪类产品、问题是什么及回复方式。
- 选型阶段：根据产品特点询问规格、应用条件、数量范围或兼容要求。
- 报价阶段：再确认团队确实需要的贸易条件、目的地、包装或交付要求。
- 技术核对：仅在具备安全处理路径时询问图纸、现有产品或其他项目附件。
上面是编辑建议，不是所有出口企业的固定流程。定制机械和标准品所需信息不同；由销售和技术负责人先试走一遍，再决定字段和顺序。
3. 解释资料用途并安排答复人
每个字段都应有人负责处理。如果需要上传文件，说明它用于哪一步、谁可以访问、如何联系人工答疑。不要收集不必要的客户名单、身份证明或完整项目资料，也不要把提交表单解释为已经完成报价或承诺交期。若涉及个人或商业敏感资料，先请企业按适用规则确认收集方式、告知内容和保存期限。
提交后应出现真实状态反馈。若系统只是收到请求，页面可以说明“已收到，尚待人工核对”，不要显示未经系统验证的“报价已发送”。团队内部还应明确新询盘由谁分配和如何记录待补资料。
4. 用买家视角试填一次
在手机和桌面各试填：是否看得懂字段？不确定型号时能否继续？错误提示指出了怎么修？附件上传是否必要？确认页有没有准确说明提交后状态？再让一位销售按表单内容实际答复，观察是否还要重复询问已给过的信息。
页面现有总览可参照外贸网站 SEO 与 GEO 建站清单中的联系入口部分。字段设计最终要匹配实际客服能力、隐私流程和交易环节，不应以“筛选客户”为由无限增加门槛。
常见问题
RFQ 表单一定要问采购数量吗？
不一定。若没有数量也可以先咨询，应让访客标记稍后补充，而不是把未确定的数量设成所有情况的必填项。
可以让客户上传图纸吗？
只有在团队说明用途、访问者、保存方式和处理人后再收集。也应提供不上传附件的初步咨询方式。