按合同付款条件、发票号、到期日和银行核验状态整理跟进信息；先区分尚未到账、用途不明和金额差异。
Swift 说明，UETR 是随其网络承载的支付指令消息传递的 36 位端到端参考，可供相关银行定位付款并查看状态记录。若该跨境汇款通过 Swift 网络发送且买家能够提供此参考号，可将其作为向银行查询的线索；但它不能替代收款银行确认资金是否已进入正确账户。详见 Swift 的 UETR 说明（核查于 2026-10-19）。
发票显示已到付款日期，银行记录里却找不到对应入账。先确认发票适用的付款条件和到期日，再核对是否存在分次付款、汇款参考号缺失或到账金额差异。跟进邮件应写明已核实的内容，并提出一个具体核对请求，不能把“系统暂时没找到”写成客户一定未付款。
发信前先核对四项
1. 条款来源： 当前订单的合同、发票或双方确认文件采用哪一付款条件。
2. 发票信息： 发票号、币种、应付金额、付款阶段和到期日。
3. 银行状态： 财务截至什么时间检查了哪个账户，是否有待分配款项。
4. 关联记录： 买家是否发过付款凭证、是否存在部分款项或金额差异。
若发票版本或条款有冲突，先请负责人确认，不要在邮件里直接主张违约或费用责任。需要确认的是实际金额与付款约定，而不是用更强硬的语气替代证据。
邮件只陈述能确认的事实
可以说明：“我们目前尚未在已核对的收款记录中匹配到发票 XXX 对应款项。若款项已经汇出，请协助提供汇款日期、金额和银行参考号，以便财务继续核对。”如果银行记录已经有部分到账，写明已确认金额和待核部分，避免发送“未付款”这种不完整结论。
不要在没有条款依据时自行加上利息、罚款、滞纳金或新的付款期限。需要调整付款安排时，让有权限的负责人确认并留存双方认可的版本。邮件里也不要附上未经确认的新收款账户；若账户最近变更，先完成独立账户核验。
跟进后更新同一张记录表
记录发件时间、收件人、引用发票、对方提供的新资料、财务复核结果、下一位负责人和下一次计划核对时间。若对方提供水单，先记为“待到账核验”或适合企业的状态；只有银行确认入账后，再更新收款记录和余额。
若对账后发现金额差异，转入差额核验流程；若客户确认分次付款，按发票逐笔更新。不同原因要有不同处理状态，防止销售、财务和订单团队重复追问客户。
常见问题
到期日过了，可以直接说客户逾期了吗？
先核对合同/发票的付款条件、付款起算点和实际入账记录。若条款或到账状态不清楚，应先把问题写成待核，并由负责人员确认措辞。
客户说款项已经汇出，怎么更新状态？
记录对方提供的信息并交财务核验。不要把买家邮件或回单直接记作银行到账；核验过程和结果分别保存。
本文提供核对框架；请由业务、财务与订单责任人按适用合同和实际付款记录复核。